Skal du forhandle?

Jobm@gasinet
Nr. 28 - marts 2001


*SKAL DU FORHANDLE?* af Anna Dalsgaard og Inge Storm En forhandling er at to parter forsøger at blive enige. At nå frem til en løsning. Derfor forhandler de fleste af os jævnligt, enten i forbindelse med vores arbejde eller derhjemme. Bare tænk på de aftaler der laves i hjemmene mellem kærester, ægtepar og børn og forældre. På arbejdspladsen kan man forhandle med kolleger og ledere om fordeling af arbejdsopgaver og med lederen om løn, efteruddannelse m.v. Og så er der de situationer hvor forhandlinger er en del af ens arbejdsopgaver eller bare en naturlig del af arbejdet. Det kan være forhandlinger om reklamationer, prisaftaler, lejeaftaler, og hvis man er leder kan det være lønforhandlinger, fastsættelse af arbejdsindhold, forhandlinger med de øvrige ledere, den øverste ledelse m.v. Inge Storm fra Storm Consult fortæller om alle de små ting, der tilsammen afgør en forhandlings udfald.

	Uanset hvor man forhandler og om hvad, er der nogle retningsliner der gælder og nogle overvejelser der er værd at gøre sig, inden forhandlingerne hvis man går efter et godt resultat. Man kan komme ret langt med at forberede sig ordentligt. Faktisk er det alfa & omega i en lønforhandling, fremgik det på et seminar om forhandlingsteknik for kvinder, som SprogSelskabet og Storm Consult havde arrangeret med direktør Inge Storm som underviser. Sæt dig i modstanderens sted Inden forhandlingerne er det en god idé at forestille sig hvad den anden part maksimalt vil give og så lægge sig i nærheden af det. Det er nemlig en skrøne at det er godt at lægge sig langt fra det resultat man forventer at få, så der er noget at give af. Det kan føre til manglende respekt og sammenbrud i forhandlingerne. Man bliver ganske enkelt ikke taget seriøst. Det er imidlertid ikke det samme som at man skal opgive på forhånd. Man skal gøre sig klart hvad man vil opnå, og hvad man kan opnå. Det vil sige at man skal opstille et realistisk billede af ens minimum- og maksimumkrav. Og så er det en god øvelse at simulere forhandlingsforløbet. At spille et rollespil inden forhandlingerne hvor man forestiller sig hvad der foregår i hovedet på den anden part, og hvilke argumenter der vil komme op. Det gælder også, selv om det drejer sig om en lille forhandling. Overvej også alternative løsninger. Forhandlingerne kan gå i stå hvis begge parter står fast på sine krav. Alternative løsningsforslag i en lønforhandling kan for eksempel være frynsegoder i stedet for flere kroner og ører. Man kan også på forhånd lave en aftale om at der skal findes en fair løsning, så man kan mødes igen, siger Inge Storm. Selve forhandlingen Den part der har bedt om en forhandling eller et møde, starter som regel også. Men det er altid en god idé at starte med noget small-talk for at bløde op for en god atmosfære til selve forhandlingerne. Og hvis man ikke allerede er blevet enige om hvilke punkter der skal drøftes, er det nu det skal afklares. Når selve forhandlingerne er i gang, kan man underbygge sine argumenter med statistik, præcedens, rimelighed, ekspertudtalelser m.v. Det er ikke noget man kan tage ud af den blå luft, og er derfor en del af hjemmearbejdet. Her handler det i høj grad også om at have sat sig i den andens sted, da den anden part sikkert også vil lægge lignende facts på bordet, blot med et andet fortegn. Det kan være statistik eller ekspertudtalelser der passer bedre til vedkommendes argumenter. Er man ikke på forhånd forberedt på sådanne modtræk, kan man let blive slået ud. Find derfor argumenter for dine egne facts, som du virkelig tror på. Er det en lønforhandling, kan man argumentere med at man har fået et større ansvarsområde, og henvise til lønstatistik fra ens egen faglige organisation, og henvise til lignende stillinger som bliver honoreret højere. Det kan være i samme hus eller udenfor. Bliver man afbrudt, skal man bede om at få lov til at tale ud. Er du selv kvinde og forhandler med en mand, der giver dig en kompliment, så sig tak. Det koster ikke noget. Hvis han bliver ved, må du imidlertid gerne fortælle ham at det generer dig. At du gerne vil betragtes som professionel. Og pas på med at spille for meget på det kvindelige. Gør du det, bliver manden hanhund! Hvornår man skal stoppe forhandlingerne handler om timing. Som tommelfingerregel skal man stoppe eller slå til, når man har opnået det maksimale. Og hvornår er det så? Tjaa... det kan være svært at vide, men handler lidt om erfaring, lidt om is i maven og lidt om menneskelig indsigt: at kunne sætte sig ind i den andens tanker, eller at kunne aflæse den anden. Menneskelig indsigt Og netop det at kunne aflæse den anden er en stor hjælp i forhandlinger. I det hele taget spiller personligheden, eller de menneskelige egenskaber en stor rolle. Derfor kan en forhandling sagtens mislykkes, selv om hjemmearbejdet er udført ned i mindste detalje. I kommunikation er det ikke altid det der bliver sagt der bliver opfattet. Det skyldes såkaldte filtre i den enkeltes måde at opfatte verden på. Det betyder at man kun er i stand til at acceptere den information der passer til ens helt eget verdensbillede. I forhandlinger er de mest typiske filtre: generaliseringer, fordomme og fordrejninger. Prøv derfor at læse den andens forhandlingsstil. Er den anden direkte og kontant, så prøv også at være det. De fleste har det nemlig bedst med personer der ligner dem selv. Derfor kan man også prøve at spejle den anden: Læner den anden sig frem, så gør det samme. Eller brug spejlingen aktivt: Læner den anden sig tilbage i en tilbagetrukket tillukket stilling, så læn dig langsomt frem og udtryk tillid og imødekommenhed. Det vil ofte få den anden til at gøre det samme, og stemning stiger flere grader. Man kan også forsøge at træne sin evne til at læse, hvilke argumenter den anden falder for. Det handler igen om at kunne aflæse den andens stil, værdier, filtre m.v. Man skal også tænke en del på sit kropssprog, og på hvilke signaler man sender, når man skal forhandle. Inden for kommunikationsteorien siger man nemlig at det man siger, kun udgør syv pct. af budskabet. Måden man siger tingene på udgør 38 pct. og kropssproget udgør over halvdelen: 55 pct. Derfor er det en meget god idé at arbejde med sig selv og sin personlige udvikling hvis man gang på gang oplever at en forhandling eller et møde går dårligt, uden at man kan forstå grunden til det. Det er aldrig for sent at gå i gang. Og gevinsten er et bedre liv: det er simpelthen lettere og sjovere at få en større indsigt og en større forståelse for sig selv og andre. Og hvem ved? Måske giver det endda højere løn, fordi lønforhandlingen glider bedre, og kolleger og ledere får et andet indtryk af dig. Styrkeforholdet i en forhandling magten (hvis det ikke er to ligeværdige parter) tiden (forsøg altid at have tid nok) behovet (hvem har størst behov for at få en aftale i hus) evnen til at overbevise viden (handler ofte om forberedelse) Forberedelse til lønforhandlingen forbered dig som til en lønforhandling undgå tidspres lav en forhandlingsliste lav en argumentationsliste overvej modpartens argumenter sæt dig ind i modpartens forhandlingsstil De fysiske rammer skal være i orden sørg for et passende mødelokale av-udstyr der virker den rigtige placering ekspertbistand om nødvendigt servering hvis du synes aftal referat Den bløde forhandler (ofte en kvinde) parterne er venner målet er enighed giver indrømmelse for at styrke forholdet til modparten blød over for både modparten og problemet stoler på andre skifter nemt standpunkt fremsætter tilbud afslører sit endelige krav eller tilbud accepterer ensidige tab for at få aftale tilstræber en løsning som modparten kan acceptere står fast på at der skal findes en løsning forsøger at undgå styrkeprøver giver efter for pression Den hårde forhandler (ofte en mand) parterne er modstandere målet er sejr kræver indrømmelser som betingelser for at fortsætte er hård overfor både modpart og problem fremsætter trusler vildleder modparten mht. det endelige krav eller tilbud kræver ensidige fordele som betingelse tilstræber en løsning, han selv kan acceptere fastholder sit standpunkt forsøger at vinde en styrkeprøve lægger pres på modparten Løsningen er en saglig forhandling parterne er problemløsere målet er en fornuftig, effektiv og venskabelig løsning holder problem og person adskilt blød over for modparten, hård overfor problemet fortsætter uafhængigt af tilliden fokuser på interesser, ikke på standpunkter. Undersøg modpartens interesser undgå endelige krav eller tilbud find frem til gensidigt fordelagtige valgmuligheder find frem til flere forskellige løsninger og udskyd en beslutning til senere forlang objektive kriterier forsøg at få et resultat som er uafhængigt af parternes styrke. Drøft tingene fornuftigt, giv efter for principper, men ikke for pression Læs mere om Inge Storms aktiviteter på hendes hjemmeside www.stormconsult.dk. Bemærk, at der igen afholdes kurser i forhandlingsteknik for kvinder henholdsvis den 13. marts 2001 i Århus og 15. marts 2001 i København.
Tilbage til forsiden		Hvad synes du? Skriv en email!