Nr. 46 - juli/august 2003

JOBM@GASINETS KODEKS FOR VIRKSOMHEDER

(Moral og etik i rekruttering, 3. del)

Rekruttering og udvælgelse foregår mellem to ligeværdige parter, som i fællesskab skal skabe et godt beslutningsgrundlag for, om et fremtidigt samarbejde vil blive til fælles gavn og glæde. Sådan burde det i hvert fald være, kan de fleste nok blive enige om.

Jobm@gasinets kodeks forpligter hver af de to parter i et ansættelsesforløb – virksomheden og ansøgeren. I foregående nummer bragte vi artiklen Jobm@gasinets kodeks for jobsøgere. Her kommer den anden side af sagen.

I det følgende betyder "du" den leder, der ansætter en ny medarbejder, men det kan også være en anden repræsentant for virksomheden: Personalemedarbejderen, intervieweren etc.

Som virksomhed skal du forpligte dig til følgende:

Uopfordrede ansøgninger

Når du modtager en uopfordret ansøgning, bør du behandle ”sagen” hurtigst muligt. Ansøgeren skal som minimum have en bekræftelse på, at den er modtaget og din vurdering af, hvor sandsynligt det er, at du vil gøre brug af den inden for de kommende måneder.  Hvis din virksomhed har en procedure for, at uopfordrede ansøgninger sendes ”rundt” til andre afdelinger, så fortæl det til ansøgeren.

Stillingsindhold

Inden du opslår en stilling som ledig, så gør dit hjemmearbejde helt færdigt! Stillingen skal være 100% afklaret, inden potentielle ansøgere ulejliges. Det betyder, at du har et klart billede af stillingens hovedopgaver og de særlige vilkår, som opgaverne skal løses under. Se også under "Diskretion og ærlighed".

Stillingsannonce

Stillingsannoncen – eller opslaget på nettet – skal være tro mod jobbets reelle indhold. Du ønsker ikke, at ansøgere oversælger sig selv, og derfor nytter det ikke, at du starter den proces med at oversælge jobbet.

Ideelt set bør enhver ansøger kunne rekvirere en uddybende stillingsbeskrivelse, og det vil unægtelig gøre det nødvendigt, at tingene hænger sammen. Annoncen skal i ordvalg og indhold give et reelt billede af virksomheden.

Flere informationer om jobbet

Ansøgere skal have et seriøst grundlag for at kunne vurdere, om stillingen er relevant og realistisk at søge. Derfor skal der være adgang til at indhente nærmere informationer.

Angiver du i annoncen, at man har mulighed for at ringe for nærmere information, betyder det, at du har afsat tid i kalenderen til at kunne ”være til stede”, alternativt udpeget en kontaktperson, som du har instrueret grundigt. Samtidig betyder det, at du/kontaktpersonen er villig til at give uddybende og ærlige svar. Helt praktisk vil det være en god ide at have forberedt materialer om virksomheden, kulturen, personalepolitikken osv. som kan sendes til de ansøgere, der ønsker det.

Telefonisk screening

Dette punkt er en videreførelse af ovennævnte men skal blot tage højde for eet eneste spørgsmål fra den potentielle ansøger: ”Kan det betale sig for mig at bruge tid på at udarbejde en ansøgning?”

Du bør være villig til at lytte til den ”korte version” af den potentielle ansøgers baggrund og lønforventninger og ud fra den viden give en ærlig tilbagemelding. Belønningen ved at følge denne model er, at den i sidste ende sparer dig (og den potentielle ansøger) for meget arbejde.

Pålidelig administration

Ansøgeren får en bekræftelse på, at ansøgningen er modtaget og med en kort beskrivelse af det videre forløb – og ikke mindst den forventede tidshorisont. Det er væsentligt, at du demonstrerer troværdighed ved at overholde dine aftaler med ansøgerne. Lover du et svar inden 14 dage, så fanger bordet. Ligeså hvis du aftaler, at ansøgeren modtager svar efter en samtale inden for én uge.

Værdig ligebehandling

I alle virksomheder taler man om det, men meget få kan forklare, hvordan de helt præcist sikrer en ligeværdig behandling af ansøgere uanset køn, alder, anden etnisk baggrund mv. Egentligt står og falder denne politik med din indstilling som den leder, der skal ansætte en ny medarbejder.

Når du gjort dit forarbejde godt med at fastslå stillingens reelle indhold og de kvalifikationer, der skal til for at kunne bestride jobbet, er det egentligt ikke så svært. Du udvælger alle de ansøgere, som lever op til kvalifikationskravene, til samtale. Er der for mange i den bunke, så inviterer du de første otte.

Diskretion og ærlighed

Du udviser diskretion overfor ansøgerens forhold i de små og store ting: At ansøgningerne ligger ikke frit tilgængeligt på dit skrivebord er én af de små ting. At du ikke tager referencer på potentielle ansøgere, uden at der ligger en klar aftale, er en af de store ting.

Du forventer, at ansøgeren er ærlig om sine egne forhold. På samme måde skal du være ærlig om jobbet, om forholdene på arbejdspladsen og i det hele taget give et pålideligt billede af dagligdagen. Nogle ansøgere vil måske opfatte det, som om du forsøger at skræmme dem væk eller et forsøg på at teste, hvor langt de vil gå.

Tag derfor først denne diskussion under samtale nr. to, når ansøgeren ved, at du er positiv for at overveje et tilbud om ansættelse.

Invitation til samtale

Domstole og forsvaret er de eneste, der indkalder – alle andre inviterer! Prøv at vurdere holdningen og indholdet af de standardbreve, du sender ud, når du inviterer til samtale. Som minimum bør en invitation angive, hvor lang tid du har afsat til samtalen, hvad du ser som formålet, og ikke mindst hvem der deltager i samtalen. Husk at skrive, om du har særlige forventninger til ansøgerens forberedelse, eller om ansøgeren skal medbringe f.eks. eksamensbeviser.

Information om udvælgelsesproceduren

Senest ved afslutningen af den første samtale bør du informere ansøgeren om den videre procedure: Hvad er tidsplanen? Hvad vil der ske ved en eventuel samtale nr. to? Vil der blive anvendt tests?

Fordelen ved denne fremgangsmåde er indlysende: Allerede ved første samtale kan du sikre dig, at ansøgeren også kan frigøre tid til at møde op i de efterfølgende faser.

Adgang til flere information om virksomheden

Inden realitetsforhandlingerne om en ansættelse skal påbegyndes, er det dit ansvar at sikre dig, at ansøgeren har haft adgang til alle de informationer, der er nødvendige for at kunne træffe en beslutning. Mange virksomheder er stolte af deres personalepolitik og de tilhørende procedurer: Den årlige medarbejdersamtale, trivselsmålinger, lønprocedure osv. Som leder er det din opgave at forklare, hvordan du efterlever personalepolitikken i praksis.

Kvalificerede interviews

Et godt og veltilrettelagt interview giver et hurtigt, godt og brugbart beslutnings-grundlag, som både ansøgeren og du selv kan være enige om! Omvendt giver et sjusket planlagt og gennemført interview dig absolut intet brugbart resultat – og efterlader en frustreret ansøger, der føler, at han/hun har spildt sin tid. Dette i sig selv er en anledning til, at interviewteknik burde være obligatorisk på alle lederkurser.

Virksomheder, som forpligter sig til at efterleve dette kodeks, forpligter sig samtidig til at sørge for, at virksomhedens repræsentanter har gennemført en certificerende uddannelse i interviewteknik og udvælgelse. Det betyder f.eks. at medarbejdere i personaleafdelingen har gennemgået en uddannelse i rekruttering, og at de kan/vil støtte dig i din rekruttering.

Brug af tests

Psykologiske tests kan være et godt hjælpeværktøj i udvælgelsen – men de må aldrig anvendes i ukyndiges hænder. Har du ikke gennemført et certificeringsprogram for den konkrete test, er du i denne sammenhæng ukyndig.

Hvis du – i samarbejde med en certificeret testadministrator – ønsker at gøre brug af tests, gælder der helt særlige etiske krav. Essensen af disse krav er, at ansøgeren har krav på at få en fyldestgørende tilbagemelding på, hvad testen viser – og har mulighed for at gøre indsigelse mod fortolkningerne. Som tommelfingerregel: Alle de, der bliver testet, skal inviteres til en ”testevalueringssamtale” – uanset om de bliver ansat eller ej.

Møde fremtidige kolleger

Ansøgeren skal have mulighed for at møde en eller flere af de fremtidige kolleger for at kunne få et fyldestgørende billede af stillingen og vilkårene. Giver du ansøgeren den mulighed, opnår du samtidig, at dine medarbejdere får lejlighed til at møde kandidaterne – det vil lette introduktionen af den nye medarbejder senere hen.

Nogle ledere vælger, at en repræsentant for medarbejderne deltager i det afsluttende interview – det er ikke den optimale løsning. Ansøgeren er måske ikke så interesseret i at krænge for meget ud af sig selv over for en fremtidig kollega!

En konkret fremgangsmåde kunne være at lade en af dine medarbejdere tage ansvaret for en rundvisning i afdelingen i tilslutning til samtalen. Hvis medarbejderen har forberedt sig, kan det være en givende oplevelse for alle parter. Men husk at orientere hele afdelingen om rundvisningen og forklar, at ansøgeren ikke skal præsenteres som ”vores nye kollega”.

Introduktionsprogram

Rekrutteringen er først afsluttet, når den nye medarbejder er faldet til, trives og er velfungerende i jobbet. Fælles morgenkaffe den første dag med hele afdelingen er en god ide – men må bestemt ikke være hele indholdet af introduktionsprogrammet.

Som leder kan du med fordel delegere den ”sociale” introduktion af den nye medarbejder til en af dine andre medarbejdere. Metoden kaldes fadder- eller mentorordning.

En fadder eller mentor erstatter ikke dine opgaver som nærmeste leder: Du skal have en tæt og målrettet dialog med den nyansatte, indtil han/hun er ”kørt ind” fagligt såvel som socialt.

En meget vigtig og desværre overset opgave i forbindelse med introduktions-programmet er at tage hånd om den nye medarbejders uddannelsesbehov. Fra udarbejdelsen af stillings- og kompetenceprofilen inden rekrutteringen ved du, hvad den nyansatte skal kunne. Fra samtaler og interviews ved du, hvad den nyansatte kan. Forskellen mellem ”at skulle kunne” og ”kan i dag” udgør det uddannelses-behov, som der hurtigst muligt skal lægges en plan for.

Afslag

Du har ansvaret for, at din ”rekrutteringssag” bliver afsluttet og alle løse ender bundet sammen. Derfor er det også dit ansvar at sikre, at ansøgere har mulighed for at få en telefonisk tilbagemelding efter et afslag. Ansøgeren har trods alt investeret mange timer i processen, og det er almindelig høflighed, at man kvitterer med en tilbagemelding.

De gode rekrutteringsforløb er kendetegnet ved, at de har givet input til enhver ansøgers personlige udvikling. Gennem din tilbagemelding vil ansøgeren have lært noget værdifuldt om sig selv.

SSv

Læs også www.rekrutteringskodeks.dk

Vi er stadig interesseret i dine synspunkter om moral og etik i rekruttering – er du personalechef, så giv os dine bud - er du jobsøgende, så giv os dine erfaringer. Send os en mail (vi offentliggør aldrig noget uden aftale).
 

Tip: Gør en indsats for moral og etik i rekrutteringen af dine kommende kolleger: Send en kopi af denne artikel til din personaleafdeling og hør, om din virksomhed kan leve op til kravene.
 

Hvad synes du? Skriv en email!